GORAJUARA - Arsip menjadi salah satu hal yang beberapa orang masih belum terlalu memperhatikan betul dalam pengelolaanya, penempatannya, dan lain sebagainya.
Dampak yang ditimbulkan dari kurangnya perhatian terhadap pengelolaan arsip akan berpengaruh pada kecepatan dalam proses penemuan kembali dokumen yang dibutuhkan.
Dimanapun kita berada tidak akan jauh dengan yang namanya arsip, karena bisa dibilang bahwa arsip merupakan bagian dari keberlangsungan hidup kita, baik individu, kelompok, lembaga, atau organisasi.
Lalu apa yang dimaksud dengan arsip?
Dalam undang-undang Nomor 43 tahun 2009 menyatakan di dalamnya, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi masyarakat, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Baca Juga: Ruang Arsip Gedung DPRD Provinsi Jawa Barat Kebakaran Penyebabnya Belum Diketahui
Istilah arsip dalam lembaga non-pemerintah disebut dengan dokumen. Menurut UU No. 8/1997, dokumen perusahaan adalah data, catatan, dan atau keterangan yang dibuat dan atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana lain maupun isi undang-undang terekam dalam bentuk corak apa pun yang dapat dilihat, dibaca, atau didengar.
Baca Juga: Tingkatkan Tata Kelola Kearsipan, Pemkot Bandung Canangkan Sadar Tertib Arsip
Di dalam buku MANAJEMEN KEARSIPAN “untuk Organisasi Publik, Bisnis, Sosial, Politik, Dan Kemasyarakatan” (2016) yang ditulis oleh Sambas Ali Muhidin and Hendri Winata. Terdapat beberapa pengertian arsip:
Pengertian arsip menurut Dick Weisinger “a document is recorded information or an object which can be treated as a unit. In short, records are a subset of all documents that enter or that have been created within an organization. Record are that group of document which contain information about the actions, decisions, and operations that have accured in the organization”. Artinya:
“Arsip adalah bagian dari semua dokumen yang masuk atau yang telah dibuat oleh organisasi dan kumpulan dokumen yang berisi informasi tentang tindakan, keputusan, dan operasi yang telah terjadi dalam organsiasi”.
Rick (1992) mendefinisikan arsip “recorded information, regardies of medium or characteristic, made a received by an organization that is useful in the operation of the organization”. Artinya:
“Arsip adalah suatu informasi yang terekam dalam media dan bentuk apa pun, yang dibuat atau diterima oleh organisasi dalam rangka operasional organisasi”.
Berbagai negara memiliki istilah sendiri untuk arsip, di Belanda arsip disebut dengan archief, di inggris disebut dengan records, prancis menyebutnya archives, yunani menyebut arsip dnegan istilah arche, dan amerika menyebut arsip dengan istilah records atau archives.