Asas Penyelenggaraan Arsip, Beberapa Hal Harus Diperhatikan Arsiparis dalam Manajemen

GORAJUARA - Penyelenggaraan arsip dalam sebuah lembaga harus dilakukan individu yang memiliki kompetensi kearsipan.

Karena akan berpengaruh pada keberlangsungan aktivitas di lembaga tersebut.

Baca Juga: Manajemen Arsip, Daur Hidup Arsip, Tahap Pengelolaan Dokumen dari Awal Sampai Akhir

Seorang arsiparis harus memahami asas-asas penyelenggaraan arsip agar dokumen yang ada bersifat sah dan bisa dipertanggung jawabkan.

Baca Juga: Jenis Arsip Berdasarkan Klasifikasinya, Penggolongan Dokumen yang Perlu Kalian Pahami

Berikut beberapa asas penyelenggaraan arsip berdasarkan undnag-undang nomor 43 tahun 2009, yang di kutip dari buku “Manajemen Kearsipan untuk Organisasi Publik, Bisnis, sosial, Politik, dan Kemasyarakatan” oleh Sambas Ali Muhidin dan Hendri Winata:

Baca Juga: Karakteristik Arsip, Bagian Penting yang Harus Dimiliki Sebuah Dokumen agar Bersifat Sah dan Terpercaya

1. Asas kepastiana hukum, artinya penyelenggaraan arsip harus dilakukan berdasarkan landasan hukum yang berlaku baik perundang-undangan maupun kebijakan-kebijakan.
2. Asas keotentikan dan ketepercayaan, penyelenggaraan arsip harus menjamin dan menjaga keaslian arsip baik fisik maupun informasi yang terkandung di dalamnya.
3. Asas keutuhan, artinya arsiparis harus menjaga kelengkapan arsip dari upaya pengurangan, penambahan, dan pengubahan informasi arsip.
4. Asas asal-usul, asas ini berkaitan erat dalam proses penyimpanan arsip dimana arsip harus terkelola dalam satu folder penyimpanan sesuai dengan pencipta arsip, tidak tercampur dengan dokumen dari pencipta lain.
5. Asas aturan asli yaitu arsip harus tertata sebagaimana aturan awal arsip tersebut tersimpan, hal tersebut bertujuan agar memudahkan arsiparis dalam proses temu balik arsip pada saat dibutuhkan.
6. Asas keamanan dan keselamatan, penyelenggara arsip harus menjaga fisik maupun informasi yang terkandung di dalamnya dari bahaya kebocoran dan penyalahgunaan informasi.
7. Asas keprofesionalan artinya sumber daya manusia yang menyelenggarakan kearsipan harus memiliki kompetensi di bidangnya.
8. Asas kersponsifan yaitu seorang arsiparis harus peka akan keselamatan arsip dari masalah kerusakan, kehilangan, atau kehancuran arsip.
9. Asas keantisipatifan maksudnya yaitu penyelenggara arsip harus siap menghadapi kemajuan teknologi informasi yang berhubungan dengan penyelenggaraan kearsipan.
10. Asas kepartisipatifan artinya penyelenggara kearsipan sadar bahwa maksimalnya pengelolaan arsip harus dijalankan dengan partisipasi masyarakat yang juga perhatian akan pentingnya pengelolaan arsip.
11. Asas akuntabilitas yaitu penyelenggara arsip harus memilah bahan arsip yang valid dan berkesinambungan dengan setiap peristiwa atau kegiatan.
12. Asas kemanfaatan yaitu arsip atau dokumen yang dikelola harus memiliki peran dan manfaat dalam keberlangsungan hidup berbangsa dna bernegara.
13. Asas aksesibilitas artinya pengaksesan arsip atau dokumen harus diperhatikan sepenuhnya agar menciptakan proses temu balik yang cepat, mudah, dan terstruktur.
14. Asas kepentingan umum, penyelenggara kearsipan harus memperhatikan kepentingan umum tanpa ada diskriminasi pada golongan tertentu.

Beberapa asas di atas merupakan salah satu pondasi dalam proses penyelenggaraan kearsipan atau manajemen kearsipan yang harus diketahui setiap Arsiparis.***