Manajemen Arsip, Daur Hidup Arsip, Tahap Pengelolaan Dokumen dari Awal Sampai Akhir

GORAJUARA - Efektifitas kegiatan baik dari lembaga, organisasi, ataupun individu tidak jauh pengaruhnya dari manajemen arsip yang baik, pengelolaan dokumen yang tertata dan terstruktur.

Manajemen arsip merupakan salah satu disiplin ilmu yang perlu dikuasai oleh setiap individu, karena dokumen atau arsip merupakan salah satu hal yang berkaitan langsung dengan kehidupan kita.

Baca Juga: Jenis Arsip Berdasarkan Klasifikasinya, Penggolongan Dokumen yang Perlu Kalian Pahami

Pengelolaan arsip atau dokumen sebagai salah satu ilmu yang berkaitan langsung dengan sebuah aktivitas tentunya bermanfaat dimanapun dan kapanpun.

Pentingnya manajemen arsip yaitu untuk mencegah penumpukan dokumen yang sudah tidak terpakai, proses pencarian dokumen yang membutuhkan waktu lama, pengawasan dokumen menjadi lebih mudah, dan lain sebagainya.

Baca Juga: Karakteristik Arsip, Bagian Penting yang Harus Dimiliki Sebuah Dokumen agar Bersifat Sah dan Terpercaya

Terdapat sebuah teori manajemen arsip yang diciptakan oleh Read dan Ginn yaitu “The Life Cycle Of A Record” atau “Daur Hidup Arsip”, beberapa tahapan pengelolaan arsip di dalam teori tersebut:

Baca Juga: Mengenal Arsip: Pengertian Arsip Menurut Beberapa Ahli

1. tahap penciptaan, Tahap dimana sebuah arsip diciptakan atau dibuat, sebuah dokumen diciptakan dengan dua cara. Pertama, diterima dari pihak luar baik individu maupun lembaga. Kedua, dokumen dibuat secara internal oleh lembaga atau organisasi itu sendiri.
2. tahap pengurusan, Merupakan tahap mengawasi serta mengendalikan proses pergerakan arsip atau dokumen dari unit satu ke unit yang lain.
3. Tahap penggunaan, tahap ini lebih berfokus pada arsip dinamis yang kegunaannya berkaitan langsung dengan kegiatan lembaga, tahap penggunaan yaitu tahap dimana arsip dijadikan landasan atau bukti dari setiap aktivitas lembaga.
4. Tahap pemeliharaan, yaitu tahap perlindungan dan pengamanan arsip, baik fisik maupun isi yang terkandung di dalamnya. Tahap pemeliharaan arsip meliputi penyediaan sarana dan prasarana arsip, prosedur penyimpanan dan penataan arsip, pengaturan suhu dan kelembapan ruang penyimpanan arsip.
5. Tahap penentuan nasib akhir, tahap dimana arsip yang sudah tidak digunakan atau sudah turun nilai gunanya dilakukan penyusutan dengan cara dimusnahkan.

Jadi bisa disimpulkan manajemen arsip atau pengelolaan dokumen terbagi menjadi lima tahapan dalam teori The Life Cycle Of A record yaitu tahap penciptaan, pengurusan, penggunaan, pemeliharaan, dan penentuan nasib akhir.

Beberapa tahap di atas bisa kalian lihat langsung di buku MANAJEMEN KEARSIPAN “untuk Organisasi Publik, Bisnis, Sosial, Politik, Dan Kemasyarakatan” oleh Sambas Ali Muhidin and Hendri Winata.***